Como ser refém dos seus colaboradores
Em uma estrutura de escritório contábil, existem diversas características e processos que distinguem o tipo de serviço que você presta ao seu cliente. Isso tem muito a ver com a maneira pela qual você pauta a gestão dos seus colaboradores e tarefas. Um escritório que funciona apenas focado em entregar as tarefas básicas do dia a dia contábil ao seu cliente, não é visto com a percepção de valor necessária pelo mercado, isso acontece porque, se só o básico entregue, ele teoricamente não recebe nada além do prometido, com isso, o escritório fica dentro das expectativas, não surpreendendo o cliente.
Além disso, quando o escritório não tem processos definidos, não tem organização, você acaba tendo a sensação de quem não sabe como as coisas acontecem, e somado a isso, acaba ficando refém de quem sabe como funciona, já que se não tem caminhos definidos, tudo fica na cabeça dos colaboradores, e isto acaba te tornando refém, em caso de saída deles.
Como não se tornar refém dos seus colaboradores?
Como visto acima, se tornar refém dos seus colaboradores pode ser muito fácil, basta que não haja a mínima organização interna dos processos e dos caminhos para as tarefas, além disso, isso acontece quando sua empresa torna-se muito operacional, não tendo espaço para gestão, tornando o colaborador ‘dono’ das formas de agir e tornando secreto para os próprios sócios. A melhor maneira de não se tornar refém de seus colaboradores é tornar o escritório cada vez mais consultivo, não focado apenas na execução de tarefas básicas, mas sim, fazendo o colaborador pensar fora da caixa, utilizando ele de maneira mais intelectual, fazendo com que sua empresa mais do que só o básico para entregar, além de que os processos possam estar organizados, facilitando que qualquer um saiba consultar.
Organizar os processos de uma empresa tem diversos benefícios, sendo primeiramente o de evitar erros nas tarefas do dia a dia. Quando não se tem nada ‘desenhado’ e todos fazem como achar melhor, a chance de erro se torna muito grande, e perde-se rastreabilidade, isto é, quando o erro acontece, não se sabe quem o causou, em que lugar da sequência de tarefas ele se encontra e fica mais difícil propor soluções entre o gestor e os colaboradores.
Como iniciar a gestão de processos da minha empresa?
A maneira mais fácil de iniciar os processos internos da sua empresa é mapeando toda e qualquer atividade que acontece dentro dela. Anote tudo, como é feito, em quanto tempo é feito, e quem faz. Com isso, vai ser mais fácil intender e visualizar, a melhor maneira de executar aquele processo, entender de fato se é eficiente, passar pelo números de responsáveis atuais, ou se existe alguma melhoria que pode ser feita. Dito isto, você terá todos os processos na sua frente, poderá observar todas as melhorias a serem feitas, fazer os testes necessários e chegar mais perto da eficiência e eficácia necessária para ter a certeza que tudo está sendo feito da melhor maneira possível.
Depois que você estiver toda estrutura processual da sua empresa mapeada, organizada e melhorada, você vai precisar que ela fique bem em um local onde todos os colaboradores possam ver. Isso vai fazer com que em caso de férias, falta ou doença, qualquer um saiba a melhor forma de executar, sem ficar preso a nenhum funcionário, muito menos fazendo com que a gestão fique presa aos colaboradores que retenham conhecimento.
Como construir uma empresa mais consultiva com seus colaboradores?
Tudo começa na ideia que você como gestor quer passar aos seus colaboradores. Se você tentar passar a ideia de que um trabalho básico bem feito é o melhor de tudo, a sua empresa vai estar pautada em entregar o básico ao seu cliente, e isso, como vimos acima, não traz percepção de valor ao seu cliente. Agora, se você mostrar e treinar a sua equipe para ser uma equipe consultiva, eles vão propor ideias e trazer diversos benefícios aos seus clientes, e isso, com toda certeza, culmina em processos e ideias bem difundidas. É muito importante reuniões de alinhamento e conversas abertas com todos para que os objetivos da empresa estejam bem alinhados e todos possam ter a mesma percepção de futuro. Não é interessante que um colaborador ou determinado grupo apenas tenha o conhecimento da empresa, pois é como em um barco, por melhor que você seja, se furar, todos afundam.
Você quando conseguir estabelecer normas e regras na empresa, vai ver que dificilmente vai se tornar refém de um colaborador, pois todos os processos vão ser rastreáveis, evitando a qualquer custo, alguma amarra e problemas futuros referentes à dependência técnica de alguém.
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